안녕하세요, 자동차 이야기가 아닌 다른 이야기를 들고 돌아온 진격의 진구입니다.
혹시 한국지엠 여성 컨퍼런스에 대해 들어 보신 적 있으신가요? 벌써 6회를 맞이한 한국지엠 여성 컨퍼런스는 사내의 많은 여직원들이 기다리고 또 기대하는 한국지엠의 큰 연례 행사 중 하나입니다. 매 해 여러 신문에서 이 행사 관련 내용이 보도되고, 또 컨퍼런스 참석자들의 SNS에도 관련 이야기들이 포스팅되기 때문에 이미 이 행사 관련 이야기를 접해보신 분들이 많을 것으로 예상되는데요. 막상 이 행사를 누가, 어떻게 준비하고 있는지는 알려진 바가 없습니다. 오늘 제가 다룰 이야기는 바로 이것, 한국지엠 여성컨퍼런스의 '준비'에 관한 이야기입니다.
한국지엠 여성 컨퍼런스의 역사를 잠깐 살펴볼까요? 컨퍼런스가 처음 시작된 것은 2011년도로, 3회째인 2013년도까지는 교보생명과 함께 진행하는 행사였습니다. 공동의 준비 과정은 물론 두 회사의 여직원들이 모여 자신들의 생각과 경험을 공유할 수 있는 좋은 자리가 되었지요. 4회째인 2014년도부터는 한국지엠만의 색을 입힌 행사를 준비하기 시작했습니다. 한국지엠의 여직원뿐만 아니라 협력업체의 여직원을 초대함으로 같은 업종에 종사하는 여직원들 300여명이 모일 수 있는 자리가 되었습니다. 그 후, 2015년부터는 남직원들을 함께 초대하여 더욱 다양한 이야기가 오고 갈 수 있는 행사로 만들기 시작했습니다. 동종업계 최초의 행사라고 해도 과언이 아닙니다.
300여명의 참석자들을 위한 이 행사를 준비하는 인원은 사실 그리 많지 않습니다. 한국지엠 여성위원회 11명의 인원이 행사가 시작하기 약 3개월 전부터 바삐 움직이며 행사를 준비하고 있습니다. 행사 당월이 되기까지는 2주에 한 번씩, 행사 당월에는 매주 미팅을 하며 각자에게 나눠진 역할을 수행합니다. 미팅은 시간을 최대한 효율적으로 활용하기 위해 보통 점심을 병행한 워킹런치로 진행하여 업무 시간에 지장을 주지 않도록 하고 있습니다. 가장 중요한 것은 물론 날짜와 장소입니다. 가능한 많은 직원들이 참석할 수 있는 날과 예산 내에서 직원들의 이동이 가장 편하며 동시에 컨퍼런스의 기능을 갖춘 쾌적한 곳을 물색합니다.
2016년도는 처음으로 사내에서 행사를 개최했습니다. 하루 종일 자리를 비울 수 없는 직원들을 고려, 강연을 유연하게 참여할 수 있게 하고자 하는 취지가 그 배경이었습니다. 사내이지만 전문 컨퍼런스장 못지 않은 열기를 이끌어내고자 여러 컨퍼런스를 벤치마킹했고, 여성위원회 인력으로 부족한 부분은 전문 인력을 투입하여 최고의 행사를 만들 수 있도록 노력했습니다.
그 다음으로 중요한 강연 초청 연사 섭외는 직원들의 의견을 가장 많이 반영할 수 있도록 노력하는 부분입니다. 섭외 1순위에 오르는 연사는 트렌드에 뒤쳐지지 않는, 또한 직원들이 듣고 싶어하는 이야기를 가장 진솔하게 해줄 수 있는 사람이지요. 매 해 행사가 끝난 후 작성되는 설문지들의 후기 반영은 절대적입니다. 연사 초청 또한 여성위원회 멤버들의 몫입니다. 인터넷을 검색, 인맥 동원등 갖은 수단으로 연락처를 찾아 개별 연락을 취합니다. 대부분의 인기 연사들은 스케줄이 미리 확정되기 때문에 가능한 빨리 연락을 취하고, 불가할 시 후보 2순위, 3순위를 다시 물색한 후 연락을 합니다.
연사 섭외가 모두 마무리 되고 나면, 직원들이 가장 좋은 컨디션에서 강연에 참가할 수 있도록 강의 길이 및 강의 순서를 정하고 또한 심신이 지치지 않도록 에너지를 높일 수 있는 맛있는 점심과 다과를 준비합니다. (도시락이 어떻게 정해지는 지 궁금했던 분들을 위해! 도시락은 품평회 및 업체 경쟁을 통해 예산 범위 내에서 당연 가장 맛있고 질 좋은 도시락을 고르고 있습니다.)
하지만 이렇게 열심히 준비를 하더라도 예기치 못한 실수가 발생하기도 합니다. 눈치를 채신 분들이 있을지 모르겠습니다. 강연 도중 노트북의 업데이트를 위한 강제 재부팅 메시지 팝업이 나타나며 모두를 긴장시킨 순간이 있었습니다. 이는 기기 이상 점검 여부와 관계 없을 뿐더러, 예측 또한 불가했던 터라 무척 당황스러운 상황이었지요. 멤버들의 무전기와도 다름없는 단톡방에서 급히 관련 전문가를 요청하는 등 온갖 노력을 했지만, 결국 해결되지 않아 잠시 다른 이벤트를 진행하며 노트북을 재부팅했습니다. 사회자의 재치가 아니었다면 행사가 중간에 끊겼을 상황이었습니다.
컨퍼런스가 끝날 시간이 될 쯤에는 멤버들 모두가 투입되었습니다. 참석자들의 기념품 전달 준비작업을 해야 하기 때문이었지요. 기념품을 참석자들이 가져갈 수 있도록 쌓아 놓는 것은 둘째, 기념품에 컨퍼런스 홍보 스티커를 부착하고 쇼핑봉투에 넣는 수작업이 시작됩니다. 스티커를 떼어주는 사람부터 기념품을 봉투에 담는 사람까지 일련의 과정을 각 멤버들이 분담하여 작업하는 모습은 마치 공장의 작업 사이클을 보는 듯 했습니다. 한 시간 여에 걸쳐 준비를 완료하면, 이제 비로소 컨퍼런스를 마칠 준비가 끝나게 됩니다.
컨퍼런스가 종료된 후 뒷정리를 모두 마치고 하루를 돌이켜보면, 행사를 준비한 여성위원회 멤버들의 마음 속에는 후련함보다 아쉬움이 가득합니다. '이렇게 했더라면 나았을텐데...' 하는 생각이 끊임없이 떠오르는 것이죠. 본인들의 업무를 병행하며 행사를 준비하다보니 미처 더 챙기지 못한 부분도 떠오르고, 막상 준비과정에서는 생각하지 못했던 더 좋은 아이디어가 불현듯 행사 당일에 생각나기도 합니다.
하지만 마냥 아쉬워하고 있을 수만은 없겠죠? 다 기른 자식을 품에서 떠나보내듯, 행사 당일 열중하며 강연을 듣는 직원들의 모습이 찍힌 사진들을 보면서 마음 뿌듯함을 채우고 내년에는 더욱 알찬 컨퍼러스를 만들어보자 다짐합니다. 2017년에는 더욱 더 알차고 훌륭한 행사로 돌아올 한국지엠 여성 컨퍼런스! 많은 기대 부탁 드립니다.
